Excel Tips: புதியவர்களுக்கு - Freeze panes

மைக்ரோசாப்ட் எக்சல் 2007 தொகுப்பில், Freeze panes என்ற வசதியை பற்றி பலரும் அறிந்திருந்தாலும், இது அறியாதவர்களுக்காக.

மேலே படத்தில் காட்டப்பட்டுள்ளது போல ஒரு எக்ஸல் கோப்பை எடுத்துக் கொள்வோம். இந்த வோர்க்‌ஷீட்டில், 478 ஆவது Row உள்ள S. No. Particulars, Grade போன்றவற்றின் கீழாக அதற்கான விவரங்கள் இருப்பதை கவனிக்கலாம். இதில் அந்த குறிப்பிட்ட 478 வது Row வை மட்டும் Freeze செய்து, ஸ்க்ரோல் செய்யும் பொழுது, கீழே உள்ள விவரங்கள் மட்டும் ஸ்க்ரோல் ஆகும்படி செய்வதற்கான வழிமுறையை பார்க்கலாம்.

479 வது Row வை க்ளிக் செய்து, தேர்வு செய்து கொள்ளுங்கள். 

பிறகு மேலே உள்ள ரிப்பன் மெனுவில், View டேபை க்ளிக் செய்து அங்குள்ள, Freeze Panes ஐ க்ளிக் செய்து Freeze panes என்பதை க்ளிக் செய்யுங்கள்.

 

 அவ்வளவுதான். இனி ஸ்க்ரோல் செய்யும் பொழுது, அந்த குறிப்பிட்ட 478 Row மட்டும் அப்படியே திரையில் இருக்க, அதன் கீழுள்ள Row க்கள் மட்டும் ஸ்க்ரோல் ஆவதை பார்க்கலாம்.

.

Excel Tips: பயனுள்ள கேமரா கருவி!

Excel 2007 பயன்பாட்டில் நம்மில் பலரும் அறியாத ஒரு பயனுள்ள கருவி Camera Tool ஆகும். இந்த கட்டளை கருவி எக்சல் பயன்பாட்டில் உள்ள எந்த ரிப்பன் மெனுவிலும் காணப்படாததால் இதை குறித்து பலரும் அறிந்திருக்க நியாயமில்லை. 

இந்த கருவியின் பயன் என்ன என்பதை முதலில் பார்க்கலாம். ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட ஷீட்களைக் கொண்ட ஒரு எக்சல் கோப்பை உருவாக்குகிறீர்கள். முதல் ஷீட்டில் உள்ள ஒரு குறிப்பிட்ட செல் ரேஞ்சை மட்டும் ஒரு படமாக எடுத்து மற்றொரு ஷீட்டில் ஆவணத்திற்காக தேவையான இடத்தில் படமாக இணைத்துக் கொள்ளலாம். இதிலுள்ள முக்கிய வசதி என்னவெனில், இப்படி ஒருமுறை படமாக Capture செய்யப்பட்டு, மற்றொரு ஷீட்டில் Paste செய்யப்பட்ட படத்தின் மூலமான,  cell group இல் நீங்கள் ஏதாவது மாறுதல்களை செய்யும் பொழுது, தானாகவே அந்த paste செய்யப்பட்ட படத்திலும் டைனமிக்காக மாற்றம் அப்டேட் செய்யப்படும் என்பது இதனுடைய சிறப்பம்சமாகும்.

இந்த கருவியை முதலில், உங்கள் எக்சல் பயன்பாட்டில் உள்ள Quick Access Toolbar இல் இணைக்க வேண்டும். இதற்கு எக்சலில் இடது மேற்புறமுள்ள Office Button க்கு அருகாமையில் உள்ள Quick Access Toolbar இல் உள்ள கீழ்புறம் நோக்கிய அம்புக்குறியை க்ளிக் செய்து, More Commands பொத்தானை அழுத்தவும்.

அடுத்து திறக்கும் Excel Options திரையில், Choose commands from லிஸ்ட் பாக்ஸில், Commands Not in the Ribbon  என்பதை க்ளிக் செய்யுங்கள். 

இப்பொழுது விரிவாக்கப்படும் கட்டளைகளில், Camera ஐ தேர்வு செய்து Add பொத்தானை அழுத்தவும்.

இப்பொழுது Camera கருவி Quick Access Toolbar இல் இணைக்கப்பட்டுவிடும்.

இனி தேவையான செல்களை தேர்வு செய்து Quick Access Toolbar இல் நாம் இணைத்த கேமரா பொத்தானை அழுத்தவும். பிறகு, பேஸ்ட் செய்ய வேண்டிய ஷீட்டிற்கு சென்று, க்ளிக் மற்றும் ட்ராக் செய்யும் பொழுது, நாம் தேர்வு செய்திருந்த செல்கள் அனைத்தும் ஒரு படமாக (picture) இங்கு இணைக்கப்பட்டுள்ளதை கவனிக்கலாம்.

இதே போன்று எக்சல் அல்லாத பயன்பாடுகளில், பேஸ்ட் கட்டளை மூலமாக, இந்த படங்களை பேஸ்ட் செய்ய முடியும்.

இவ்வளவு நாள் தெரியாம போச்சே! 

.

Microsoft Excel:- உதவி

மைக்ரோசாப்ட் எக்சல் பயன்பாட்டில் நாம் சில சமயங்களில், பெரிய வொர்க்‌ஷீட்டை கையாளும் பொழுது, அதில் ஷீட்டில் உள்ள குறிப்பிட்ட ஏரியாவை (செல்கள்) மட்டும் ஜூம் செய்து பார்க்க என்ன செய்யலாம் என்பதை பார்க்கலாம்.

எக்சல் பயன்பாட்டில் உஙளுக்கு தேவையான வொர்க்‌ஷீட்டை திறந்து கொள்ளுங்கள்.

 

இப்பொழுது இந்த வொர்க் ஷீட்டில் தேவையான செல்களை மட்டிலும் தேர்வு செய்து கொள்ளுங்கள். பிறகு, மேலே உள்ள View ரிப்பன் செனுவிற்கு சென்று Zoom to Selection பொத்தானை அழுத்துங்கள். 

நீங்கள் தேர்வு செய்த செல்கள் மட்டும் ஜூம் செய்யப்பட்டிருப்பதை பார்க்கலாம்.

இந்த வசதி பெரிய வொர்க்‌ஷீட்களில் பணி புரியும் பொழுது மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும். மறுபடியும் பழையபடி மாற்ற, Zoom to Selection பொத்தானுக்கு அருகில் உள்ள 100% எனும் பொத்தானை அழுத்தினால் போதுமானது.

.

EXCEL - Duplicate Remover அட்டகாசமான இலவச நீட்சி!

நாம் மைக்ரோசாப்ட் Excel பயன்பாட்டினை உபயோகித்து  பெரிய Worksheetகளை உருவாக்கும் பொழுது,  சில சமயங்களில் duplicate என்ட்ரிகள் வருவதை தவிர்க்க இயலாது. 1000 க்கும் மேற்பட்ட டேட்டாகளை கையாளும் பொழுது, இவ்வாறு வரும்  Duplicate Entry களை கண்டறிவது, அதிக நேரம் எடுத்துக் கொள்ளும் ஒரு காரியமாகும். 

இந்த வேலையை உங்களுக்கு எளிதாக்க பல மென்பொருள் கருவிகள் இருந்தாலும் அவை விலை கொடுத்து வாங்க வேண்டிய (குறைந்த பட்சம் 30 டாலர்கள்) சூழ்நிலை உள்ளது. இதோ உங்களுக்காக ஒரு இலவச மென்பொருள் நீட்சி! DuplicatesRemover v2.0 (தரவிறக்கி உங்கள் கணினியில் பதிந்து கொள்ளுங்கள்). 

இதை நிறுவிக் கொண்ட பிறகு Excel ஐ திறந்து பார்த்தால், Add-Ins ரிப்பன் மெனுவில் இந்த புதிய நீட்சிக்கான பட்டன் வந்திருப்பதை காணலாம். 

இப்பொழுது Duplicate ஐ கண்டறிவதற்கான எச்செல் கோப்பை திறந்து கொள்ளுங்கள். 

Duplicates Remover பொத்தானை அழுத்தவும். இப்பொழுது திறக்கும் வசனப் பெட்டியில், எந்த Column த்தில் உள்ள டேட்டாக்களில் Duplicate entry களை கண்டறிய வேண்டுமோ, அந்த column ஐ தேர்வு செய்து கொள்ளுங்கள். ஒரே சமயத்தில் பல Column களையும் தேர்வு செய்து கொள்ளலாம்.  

உதாரணமாக Column B , தேர்வு செய்து அடுத்துள்ள Action பகுதியில் Delete Duplicates / Highlight Duplicates / sort data and highlight duplicates / move to bottom and highlight duplicates / examine for duplicates போன்ற வசதிகளில் உங்களுக்கு தேவையான வசதியை தேர்வு செய்து கொள்ளுங்கள். 

அடுத்துள்ள Comparing Options பகுதியில் case sensitive / Trim White space ஆகிய வசதிகளில் உங்களுக்கு தேவையான வசதிகளை தேர்வு செய்து கொண்டு, 

Start பொத்தானை அழுத்துங்கள்! அவ்வளவுதான்! நொடிகளில் உங்கள் கோப்பிலுள்ள Duplicate களை கண்டறிந்து தேவையை பூர்த்தி செய்கிறது. 

DuplicatesRemover தரவிறக்க! 

.

         

மைக்ரோசாப்ட் வோர்ட் - மிகவும் அவசியமான, ஆச்சர்யமான ட்ரிக்

மைக்ரோசாப்ட் வோர்ட் பயன்பாட்டை நம்மில் பலர் பல வருடங்களாக பயன்படுத்தி வருகிறோம். அவரவர் தேவைக்கு ஏற்றபடி, வேர்டு டாக்குமெண்டில் புகைப்படங்கள் மற்றும் பிறப் படங்களை  டெக்ஸ்ட்களுக்கு இடையில் அங்காங்கே இணைத்திருப்போம். அவற்றில் பெரும்பாலான படங்கள் அதனுடைய உண்மையான அளவிலிருந்து பெரிதாக்கியோ அல்லது சிறிதாக்கியோ இணைக்கப்பட்டிருக்கும். 

இது போன்ற வேர்டு கோப்புகளில் உள்ள படங்களை மட்டும் அதனுடைய உண்மையான அளவில் தனித்து திரும்ப பெற, அவற்றில் உள்ள டெக்ஸ்ட்களை  மட்டும் தனித்துப் பெற, இதில் எம்பெட் செய்யப்பட்ட கோப்புகளை தனித்துப் பெற, மிக முக்கியமாக மேலே சொன்ன அனைத்தையும் அந்த குறிப்பிட்ட வேர்டு கோப்பை திறக்காமல் செய்ய முடியுமா? (வேர்டு 2007)  எனில் முடியும். விளக்கத்தை மேலும் படியுங்கள்.    

மைக்ரோசாப்ட் வோர்டு 2007 கோப்பின் extension - .Docx என்பதை நாமறிவோம். ஆனால் பலரும் அறியாத ஒரு விஷயம், இது xml கோப்புகளை உள்ளடக்கிய ஒரு Compressed file என்பதுதான். சரி! அப்படி என்னதான் ஒரு வேர்டு கோப்பிற்குள் இருக்கும் என்பதை கொஞ்சம் நுணுக்கமாக பார்க்கலாம். 

முதலில் இந்த வேர்டு கோப்பை பாருங்கள். இதில் டெக்ஸ்ட் மற்றும் படங்களை கொண்டுள்ளது. 

இந்த வேர்டு கோப்பை வலது க்ளிக் செய்து 7-Zip எனும் Compress utility -இல் Open Archive என்பதை க்ளிக் செய்கிறேன். 

இப்பொழுது இந்த கோப்பின் உள்ளே வேறு என்னென்ன கோப்புகள் மற்றும் கோப்புறைகள் உள்ளன என்பதை பாருங்கள். (ஆச்சர்யமாக இருக்கிறதா?) 

இப்பொழுது இதிலுள்ள Word ஃபோல்டரை திறவுங்கள். அதற்குள்ளே உள்ள Media ஃபோல்டரை ட்ராக் அன்ட் ட்ராப் செய்தோ அல்லது extract செய்தோ சேமித்துக் கொள்ளுங்கள். 

இதன் மூலமாக அந்த குறிப்பிட்ட கோப்பினுள் இணைக்கப்பட்டிருந்த படங்கள் அனைத்தும் அவற்றின் உண்மையான அளவுகளில் கிடைக்கும். மேலும் இந்த Word ஃபோல்டருக்குள் உள்ள document.xml என்ற கோப்பை Notepad++ போன்ற கருவிகளில் திறக்க, நமக்கு அதிலுள்ள plain text மட்டும் தனித்து கிட்டும். 

இந்த வேர்டு கோப்பில் எம்பெட் செய்யப்பட்டுள்ள (OLE Objects) பிற கோப்பு வகைகள் (PDF, XLS,DWG) அனைத்தும் embeddings ஃபோல்டருக்குள் .bin கோப்புகளாக சேமிக்கப் பட்டிருக்கும் (உதாரணமாக OleObject1.bin, OleObject2.bin என..)  என்பதனால் அந்த கோப்புகளை சரியாக இனங்கண்டு அதற்கேற்ற extension க்கு பெயர் மாற்றம் செய்தால் அந்த கோப்புகளையும் பெற்றுக் கொள்ளலாம். 

 

இதே முறையில் வேர்டு மட்டுமின்றி Excel, Powerpoint கோப்புகளிலும் பிரித்தெடுக்க முடியும் என்பது சந்தோஷமான செய்தி. 

 

7-Zip தரவிறக்க 

 

 

.

மைக்ரோசாப்ட் ஆபீஸ் 2007 தொகுப்பிற்கான கணித நீட்சி

மைக்ரோசாப்ட் ஆபீஸ் 2007 தொகுப்பை பயன் படுத்துபவர்கள், குறிப்பாக மாணவர்கள், ஆசிரியர்கள், ஆராய்ச்சியாளர்கள், கணித சமன்பாடுகளை வேர்டு போன்ற பயன்பாடுகளில்  உபயோகிக்க சற்றே சிரமப் பட்டிருக்கிறார்கள். 

இவர்களது இந்த சிரமத்தை மனதில் கொண்ட மைக்ரோசாப்ட் நிறுவனம், மைக்ரோசாப்ட் ஆபீஸ் 2007 தொகுப்பிற்கான கணித நீட்சியை, தனியாக வழங்கி வருகிறது. 

இதனை தரவிறக்கி பதிந்து கொண்ட பிறகு, புதியதாக ஒரு ரிப்பன் தோன்றியிருப்பதை கவனிக்கலாம். இதிலுள்ள வசதிகளை பயன்படுத்தி எளிதாக கணித சமன்பாடுகளை அமைக்க முடியும்.

 

மேலும் இதன் பயன் பாடுகளை மைக்ரோசாப்ட் தளத்தில் பார்த்த பொழுது, 

சமன்பாடுகளுக்கு தீர்வு காண்பது போன்ற வசதிகள் தரப்பட்டுள்ளது இதன் சிறப்பம்சம். 

இதிலுள்ள Equation Wizard மிகவும் தரமுள்ளதாக அறியவருகிறது. 

மொத்தத்தில் இது கணிதப் புலிகளுக்கு ஒரு நல்லத் தீனியாக இருக்கும் என்பதில் ஐயமில்லை. 

Microsoft Math தரவிறக்க

இது ஒரு நீட்சி மட்டுமே!, இது தவிர மைக்ரோசாப்ட் நிறுவனத்தின் Unveils Microsoft Math என்ற மென்பொருள் இதை விட சிறப்பாக உள்ளது. ஆனால் இதன் விலை $20.

இந்த மென்பொருள் கணித மாணவர்கள் தங்கள் அசைன்மென்ட் ஐ சிறப்பாக உருவாக்க பெரிதும் பயனுள்ளதாக இருக்கும்.

.